1. Rekisterinpitäjä

MIELI Kriisikeskus Etelä-Savo / Mieli Etelä-Savon mielenterveys ry

Porrassalmenkatu 19 B 31, 50100 Mikkeli

Savonlinnan toimipiste Olavinkatu 24, 57100 Savonlinna

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Helena Pohjanvirta

Porrassalmenkatu 19 B 31 50100 Mikkeli

0400752310

3. Rekisterin nimi

Kriisikeskuksen asiakkaiden yhteystietojen osalta asiakkuuden aikana, vapaaehtoisten toimijoiden rekisteri, sijaisten ja freelancer-työntekijöiden rekisteri, yhteistyökumppaneiden sähköpostirekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä soveltuvin osin rekisteröidyn suostumuksen tai rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella yhteydenpidon, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muissa asiakkuuden ja yhteistyön hoitamiseen liittyvissä toimenpiteissä. Tietoja voidaan käsitellä myös lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

• Yhteystietojen saaminen toiminnasta tiedottamista ja postitusta sekä lausuntojen laatimista varten (asiakasajat, ryhmien toiminta, tilaisuudet). Mahdollisuus myös pyytää yhteystiedot tutkimusta varten.
• Asiakasaikojen sopimista varten; mahdollisia aikojen peruutuksia varten.
• Kriisivastaanotolla, verkossa ja kriisipuhelimessa voi halutessaan asioida myös nimettömänä.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

• Etunimet, sukunimi ja yhteystiedot kotiin (yhteistyökumppaneille työpaikalle).
• Asiointikieli mahdollista tulkin tilaamista varten.
• Lausuntoja tarvitseville asiakkaille syntymäaika lausunnon kirjoittamista varten.
• Tutkimuskäyttöön tutkimussuunnitelman mukaiset tiedot.
• Kriisivastaanotolla, verkossa ja kriisipuhelimessa voi halutessaan asioida myös nimettömänä.

Keskusjärjestön ylläpitämään jäsenrekisteriin tallennetaan paikallisen mielenterveysseuran jäsentiedot seuraavasti:
– jäsenyyden alkamispäivä (jäsenen hyväksyminen paikallisen mielenterveysseuran
hallituksessa)
– nimi ja postiosoite
– sähköpostiosoite
– puhelinnumero
– jäsenyystiedot (jäsenlaji)
– syntymävuosi
– ammatti
– jäsenmaksutiedot
– mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja/tai -suostumukset
– mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.

6. Tietolähteet

Henkilön itsensä antamat tiedot esimerkiksi puhelimitse tehty yhteydenottopyyntö, sähköisistä yhteydenottolomakkeista ja koulutuksiin osallistumisen yhteydessä.

Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä esim. rekisteröidyltä itseltään, väestörekisteristä, viranomaisilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.
Kyseessä on MIELI Suomen Mielenterveysseura liittoyhteisön keskitetty jäsenrekisteri.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

Asiakirjatietoja ei luovuteta ulkopuolisille paitsi asiakkaan omat tiedot hänen omasta pyynnöstään. Asiakirjatietoja voivat käyttää ainoastaan kriisikeskuksen työtehtävissään tarvitseva henkilökunta.

MIELI Etelä-Savon mielenterveys ry on jäsenrekisterin ylläpitäjä ja jäsentiedot tallennetaan Suomen Mielenterveysseuran keskitettyyn jäsenrekisteriin. Suomen Mielenterveysseura toimii jäsenrekisterin käsittelijänä laskuttaessaan jäsenmaksut, muuttaessaan jäsenten tiedot tai poistaessaan jäsenen yhteystiedot paikallisen mielenterveysseuran ilmoituksen mukaisesti. Tietoja käytetään sekä keskusjärjestön että paikallisen mielenterveysseuran toimesta edellä kuvattuihin tarkoituksiin.
Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Rekisterit on suojattu ulkopuoliselta käytöltä.

1. Tallennetut tiedot – tietokoneella olevia tietoja käytetään salasanoilla.
2. Hakemukset ja muut henkilötietoja sisältävät lomakkeet säilytetään lukollisissa kaapeissa.
3. Työpuhelimessa olevat asiakastiedot ovat näyttölukituksen takana.

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset
Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteröityä koskevan epätarkan tai virheellisen tiedon oikaisua.

Rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan lainsäädännön mukaisesti rekisterinpitäjää rajoittamaan tietojensa käsittelyä ja vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä sekä pyytää henkilötietojensa poistamista. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli rekisterinpitäjä ei noudata toimillaan tietosuoja-asetusta.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus peruuttaa suostumuksensa, milloin käsittelyn perusteena on hänen antamansa suostumus.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää täysin tai osittain suoramarkkinointi- ja tutkimustarkoituksessa tehtävät yhteydenotot.

Yhteydenotto: rekisterin yhteyshenkilö.

10. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä.
Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

Rekisterin nimi

Yhdistyksen ja/tai kriisikeskuksen verkkovierailurekisteri.

Rekisterin pitäjä

Rekisteristä vastaa yhdistyksen ja/tai kriisikeskuksen yhteyshenkilö tai mahdollinen tietosuojavastaava.

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on verkkosivujen turvallisuuden takaaminen. Saatavaa tietoa (IP-osoite) käytetään vain vikatilanteessa tai tietomurtojen selvittämisen yhteydessä.
Käsittelyperusteena on oikeutettu etu.

Oikeutetun edun peruste

Yleinen verkkoturvallisuus ja -tapa. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu kerättyjen ja käytettävien henkilötietojen käsittelyyn perustuu elinkeinon harjoittamisen vapauteen.

Kyseessä olevat henkilötietoryhmät

IP-osoite, vierailuaika ja vieraillut sivut. Lomakkeella lähetetyt tiedot.

Henkilötietojen käsittely WordPress-järjestelmässä

Lomakkeella jättämäsi tiedot tallentuvat WordPress-järjestelmään, josta ne poistetaan käsittelyn jälkeen.

Henkilötietoja ei käsitellä EU:n alueen ulkopuolella.

Trimedia Oy käsittelee WordPress-järjestelmään syötettyjä henkilötietoja tarjotakseen MIELI ry:lle verkkopalveluja.

Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Verkkosivujen ylläpitopalvelimen tarjoavan yrityksen rajattu, valtuutettu henkilöstö. MIELI ry sekä sivuston tekninen ylläpitäjä käsittelevät antamiasi tietoja. Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on työnsä puolesta siihen oikeus. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:

• IP osoite
• Verkkovierailuaika
• Sivut, joilla kävijä on käynyt
• Yhteydenotto- ja palautelomakkeiden tietoja;
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Etunimi
  • Sukunimi
• Vapaaehtoistehtäväilmoittautumiset sekä koulutushakemukset sisältää yllämainittujen lisäksi seuraavia tietoja:
  • Vapaaehtoisuuden muodot
  • Täytetyt kentät liittyen “Kokemus ja ajatukset vapaaehtoistoiminnasta” sekä ajatukset vapaaehtoisen kohtaamisesta
  • Muut lomakkeen kautta jätetty tieto

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan asiakkaalta verkkovierailuista organisaation verkkosivuilla.
Lisäksi Rekisterinpitäjä kerää Google Analytics (GA4) palveluiden avulla kävijätietoa verkkosivusta, jotta Rekisterinpitäjä voi analysoida ja kehittää sivustoa entistäkin paremmaksi ja kohdentaa sivuston kävijöille relevanttia markkinointia.

Google Analytics: Evästeen käyttötarkoitus: Sivustoa koskevan tilastotiedon kerääminen ja analysointi sivuston kehittämiseksi.

Tästä saat lisätietoja siitä, miten Google käyttää evästeitä.

Henkilötiedon säilytysaika

Verkkolomakkeiden kautta tulleet tiedot poistuu automaattisesti 180pvän jälkeen järjestelmästä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tiedot ovat ainoastaan yhdistyksen ja/tai kriisikeskuksen vastaavien henkilöiden käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa myös heidän käytössään. Tietoja ei luovuteta toimijan ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön muuten kuin tietomurtojen- ja vastaavien yhteydessä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Ainoastaan määrätyillä yhdistyksen/kriisikeskuksen sekä Mieli ry:n ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää verkkosivujen ylläpitopalvelinta. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Evästeet

Käytämme sivuillamme evästeitä, voit lukea tästä lisää evästekäytännöt sivulla.

Rekisteröidyn oikeudet

Voit peruuttaa suostumuksesi milloin vaan ottamalla yhteyttä.
Antamiasi tietoja ei täydennetä muista lähteistä. Henkilötietojasi ei siirretä EU:n ulkopuolelle eikä kansainvälisiin järjestöihin.

Sinulla on myös oikeus:

• päästä henkilötietoihin
• tietojen oikaisemiseen
• tietojen poistamiseen
• henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen

Voit käyttää oikeuksiasi ensisijaisesti kirjallisena sähköpostitse tai postitse.
Sinulla on myös oikeus kannella tietosuoja-asetuksen rikkomuksesta valvontaviranomaiselle:
Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
Ratapihantie 9
00521 Helsinki
p. 029 56 66700
[email protected]
www.tietosuoja.fi

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.