1. Rekisterinpitäjä

MIELI Rovaniemen seudun mielenterveys ry / Rovaniemen Neuvokas
Rovakatu 23, 96200 Rovaniemi
[email protected]
016 356 0337

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

MIELI Rovaniemen seudun mielenterveys ry / Rovaniemen Neuvokas
Rovaniemen Neuvokkaan toiminnanjohtaja tai muu nimetty henkilö
[email protected]
016 356 0337

3. Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää
yllä jäsenluetteloa, oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä,
vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

• Jäsenpalvelut
• Jäsenviestintä
• Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
• Varainhankinta
• sähköinen ja suoramarkkinointi (vain suostumuksen antaneille)

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Keskusjärjestön ylläpitämään jäsenrekisteriin tallennetaan paikallisen
mielenterveysseuran jäsentiedot seuraavasti:

• jäsenyyden alkamispäivä (jäsenen hyväksyminen paikallisen mielenterveysseuran
  hallituksessa)
• nimi ja postiosoite
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• jäsenyystiedot (jäsenlaji)
• syntymävuosi
• ammatti
• jäsenmaksutiedot
• mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja/tai -suostumukset
• mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot

6. Tietolähteet

Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä esim. rekisteröidyltä itseltään, väestörekisteristä, viranomaisilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

Kyseessä on MIELI Suomen Mielenterveysseura liittoyhteisön keskitetty jäsenrekisteri.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

MIELI Rovaniemen seudun mielenterveys ry on jäsenrekisterin ylläpitäjä ja jäsentiedot tallennetaan Suomen Mielenterveysseuran keskitettyyn jäsenrekisteriin. Suomen Mielenterveysseura toimii
jäsenrekisterin käsittelijänä laskuttaessaan jäsenmaksut, muuttaessaan jäsenten tiedot tai poistaessaan jäsenen yhteystiedot paikallisen mielenterveysseuran ilmoituksen mukaisesti.

Tietoja käytetään sekä keskusjärjestön että paikallisen mielenterveysseuran toimesta edellä kuvattuihin tarkoituksiin. Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen.

Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä. Reksiterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Jos MIELI Rovaniemen seudun mielenterveys ry käsittelee henkilötietoja suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

10. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten
sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

Rekisterin nimi

Yhdistyksen ja/tai kriisikeskuksen verkkovierailurekisteri.

Rekisterin pitäjä

Rekisteristä vastaa yhdistyksen ja/tai kriisikeskuksen yhteyshenkilö tai mahdollinen tietosuojavastaava.

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on verkkosivujen turvallisuuden takaaminen. Saatavaa tietoa (IP-osoite) käytetään vain vikatilanteessa tai tietomurtojen selvittämisen yhteydessä.
Käsittelyperusteena on oikeutettu etu.

Oikeutetun edun peruste

Yleinen verkkoturvallisuus ja -tapa. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu kerättyjen ja käytettävien henkilötietojen käsittelyyn perustuu elinkeinon harjoittamisen vapauteen.

Kyseessä olevat henkilötietoryhmät

IP-osoite, vierailuaika ja vieraillut sivut. Lomakkeella lähetetyt tiedot.

Henkilötietojen käsittely WordPress-järjestelmässä

Lomakkeella jättämäsi tiedot tallentuvat WordPress-järjestelmään, josta ne poistetaan käsittelyn jälkeen.

Henkilötietoja ei käsitellä EU:n alueen ulkopuolella.

Trimedia Oy käsittelee WordPress-järjestelmään syötettyjä henkilötietoja tarjotakseen MIELI ry:lle verkkopalveluja.

Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Verkkosivujen ylläpitopalvelimen tarjoavan yrityksen rajattu, valtuutettu henkilöstö. MIELI ry sekä sivuston tekninen ylläpitäjä käsittelevät antamiasi tietoja. Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on työnsä puolesta siihen oikeus. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:

• IP osoite
• Verkkovierailuaika
• Sivut, joilla kävijä on käynyt
• Yhteydenotto- ja palautelomakkeiden tietoja;
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Etunimi
  • Sukunimi
• Vapaaehtoistehtäväilmoittautumiset sekä koulutushakemukset sisältää yllämainittujen lisäksi seuraavia tietoja:
  • Vapaaehtoisuuden muodot
  • Täytetyt kentät liittyen “Kokemus ja ajatukset vapaaehtoistoiminnasta” sekä ajatukset vapaaehtoisen kohtaamisesta
  • Muut lomakkeen kautta jätetty tieto

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan asiakkaalta verkkovierailuista organisaation verkkosivuilla.
Lisäksi Rekisterinpitäjä kerää Google Analytics (GA4) palveluiden avulla kävijätietoa verkkosivusta, jotta Rekisterinpitäjä voi analysoida ja kehittää sivustoa entistäkin paremmaksi ja kohdentaa sivuston kävijöille relevanttia markkinointia.

Google Analytics: Evästeen käyttötarkoitus: Sivustoa koskevan tilastotiedon kerääminen ja analysointi sivuston kehittämiseksi.

Tästä saat lisätietoja siitä, miten Google käyttää evästeitä.

Henkilötiedon säilytysaika

Verkkolomakkeiden kautta tulleet tiedot poistuu automaattisesti 180pvän jälkeen järjestelmästä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tiedot ovat ainoastaan yhdistyksen ja/tai kriisikeskuksen vastaavien henkilöiden käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa myös heidän käytössään. Tietoja ei luovuteta toimijan ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön muuten kuin tietomurtojen- ja vastaavien yhteydessä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Ainoastaan määrätyillä yhdistyksen/kriisikeskuksen sekä Mieli ry:n ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää verkkosivujen ylläpitopalvelinta. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Evästeet

Käytämme sivuillamme evästeitä, voit lukea tästä lisää evästekäytännöt sivulla.

Rekisteröidyn oikeudet

Voit peruuttaa suostumuksesi milloin vaan ottamalla yhteyttä.
Antamiasi tietoja ei täydennetä muista lähteistä. Henkilötietojasi ei siirretä EU:n ulkopuolelle eikä kansainvälisiin järjestöihin.

Sinulla on myös oikeus:

• päästä henkilötietoihin
• tietojen oikaisemiseen
• tietojen poistamiseen
• henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen

Voit käyttää oikeuksiasi ensisijaisesti kirjallisena sähköpostitse tai postitse.
Sinulla on myös oikeus kannella tietosuoja-asetuksen rikkomuksesta valvontaviranomaiselle:
Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
Ratapihantie 9
00521 Helsinki
p. 029 56 66700
[email protected]
www.tietosuoja.fi

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.

1. Rekisterinpitäjä

MIELI Rovaniemen seudun mielenterveys ry /Rovaniemen Neuvokas
[email protected]
016 356 0337

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

MIELI Rovaniemen seudun mielenterveys ry / Rovaniemen Neuvokas
Rovaniemen Neuvokkaan toiminnanjohtaja tai muu nimetty henkilö
[email protected]
016 356 0337

3. Rekisterin nimi

MIELI Rovaniemen seudun mielenterveys ry:n vapaaehtoisrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käytetään ja käsitellään yhdistyksen vapaaehtoistoimintaan liittyvien asioiden hoitoon ja ylläpitämiseen kuten yhteydenottoihin ja tiedottamiseen, joita ovat mm. kutsut vapaaehtoistehtäviin, koulutuksiin, työnohjauksiin ja kokouksiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja vapaaehtoisista:

• Nimi
• Yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelinnumero)
• Henkilötunnus matka- ja kulukorvausten maksamiseen
• Merkinnät osallistumisesta yhdistyksen järjestämiin koulutuksiin ja työnohjauksiin
• Merkinnät, mihin vapaaehtoistehtäviin henkilö on ilmoittautunut
• Mahdolliset erityisruokavaliot tai esteettömyystarpeet

Yhdistyksen hallituksen jäsenistä rekisteriin voidaan merkitä lisäksi:

• Koulutus- ja ammattinimikkeet
• Taustaorganisaatio
• Henkilötunnukset

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Vapaaehtoistoimija tai vapaaehtoistoiminnasta kiinnostunut antaa itse tiedot sähköisellä Hae vapaaehtoiseksi -lomakkeella, sähköpostitse, puhelimitse tai suullisesti yhdistyksen toimijalle.

7. Tietojen luovutus ja siirto

Tukitoiminnassa yksittäisen tukijan tarvittavat yhteystiedot voidaan luovuttaa tuettavalle tukisuhteen alkaessa. Tiedon luovuttaa yhdistyksen toimija tukijan luvalla. Yhdistyksen puheenjohtajan ja mahdollisesti muiden hallitustoimijoiden nimet ja yhteystiedot julkaistaan yhdistyksen verkkosivuilla ja esitteissä, mikäli he antavat julkaisuun suostumuksensa. Heidän nimi- ja yhteystietonsa sekä henkilötunnukset toimitetaan Patentti- ja rekisterihallitukselle, muille viranomaisille ja rahoituslaitoksille yhdistystoiminnan velvoitteiden hoitamiseksi.

Muutoin rekisterin sisältämiä tietoja ei luovuteta.

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysajat

Manuaalinen aineisto hakemuksista ja sopimuksista vapaaehtoistehtäviin säilytetään lukituissa tiloissa lukituissa kaapeissa. Avainten käyttöoikeudet ovat vain yhdistyksen nimeämillä henkilöillä. Vapaaehtoisuuden päättymisen vuoksi tai muusta syystä perusteettomaksi käynyt manuaaliaineisto tuhotaan tietoturva-asiakirjoina.

Sähköisessä muodossa vapaaehtoisesta säilytetään sopimussuhteen päättymisen jälkeen tilastointia ja vapaaehtoisen omasta pyynnöstä kirjoitettavia todistuksia varten:

• nimi- ja osoitetiedot
• vapaaehtoisuuden alkamis- ja päättymispäivät
• vapaaehtoisuuden toimintamuodot
• tiedot vapaaehtoisen osallistumisesta yhdistyksen järjestämiin koulutuksiin ja toiminnanohjauksiin

Sähköiseen muotoon tallennettuja tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen toiminnan järjestämiseksi.

Vapaaehtoisrekisteriä ylläpidetään sähköisessä muodossa asiakkuudenhallintasovelluksella. Tiedot on tallennettu sovelluksen palveluntarjoajan palvelimelle. Palveluntarjoaja vastaa omalta osaltaan tietosuojalain edellyttämistä suojaustoimenpiteistä. Hallituksen jäsenten henkilötunnuksia ei talleteta ko. sähköiseen rekisteriin.

Vapaaehtoisrekisteriin pääsy on rajattu yhdistyksen nimeämille henkilöille, joiden toimenkuvaan vapaaehtoistoiminnan asioiden hoitaminen kuuluu. Rekisterin käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat henkilötiedot
• Pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista tai lopettaa tietojensa käsittely
• Pyytää tietojen oikaisua tai poistamista, ellei soveltuva tietosuojasääntely edellytä tietojen säilyttämistä.

Pyynnöt tulee osoittaa rekisterinpitäjälle yllä mainittuihin yhteystietoihin.

10. Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus

• kieltää täysin tai osittain suoramarkkinointi- ja tutkimustarkoituksessa tehtävät yhteydenotot.

1. Rekisterinpitäjä

MIELI Rovaniemen seudun mielenterveys ry / Rovaniemen Neuvokas
Rovakatu 23, 96200 Rovaniemi
[email protected]
p. 016 356 0337

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

MIELI Rovaniemen seudun mielenterveys ry / Rovaniemen Neuvokas
Rovaniemen Neuvokkaan toiminnanjohtaja tai muu nimetty henkilö
Rovakatu 23, 96200 Rovaniemi
[email protected]
p. 016 356 0337

3. Rekisterin nimi

Toimintaan osallistuvien rekisteri (ryhmät, tapahtumat ja muut tilaisuudet)

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietoja käsitellään esimerkiksi toiminnan järjestämiseen, toiminnasta raportoimiseen, osallistujien ilmoittautumisten käsittelyyn, tapahtumiin liittyvän viestinnän toteuttamiseen, sekä mahdollisten erityistarpeiden huomioimiseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

• Nimi
• Yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero)
• Sukupuoli
• Organisaatio ja asema (tarvittaessa)
• Ilmoittautumistiedot ja osallistumishistoria
• Mahdolliset erityisruokavaliot tai esteettömyystarpeet (vain ilmoittautumisen yhteydessä)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään ilmoittautumisen tai toimintaan osallistumisen yhteydessä.

7. Tietojen luovutus ja siirto

Tietoja kerätään toiminnan järjestämiseen, sekä rahoittajille raportointia varten. Toiminnan todentamiseksi rahoittajille toimitetaan yksilöimättömiä tietoja kuten osallistuneiden lukumääriä, ikähaarukka ja sukupuoli. Yksilöimättömillä tiedoilla tarkoitetaan, ettei tietoihin voi yhdistää henkilön nimeä tai muita mahdollisia tunnistetietoja.

Toimintaan osallistuneilta voidaan kerätä sähköpostiosoitteet mahdollista sähköistä palautteenkeruuta varten. Palautteet kerätään niin, ettei vastauksista voi tunnistaa yksittäisiä vastaajia.

Yksilöimättömiä tietoja (ikähaarukka, sukupuoli, kävijämäärät) voidaan hyödyntää myös yhdistyksen julkisessa raportoinnissa.

Tietoja mahdollisista erityisruokavalioista ja esteettömyystarpeista annetaan yksilöimättöminä eteenpäin vain, kun tilaisuuden tai tarjoilujen järjestäminen sitä vaatii (pääasiassa silloin, kun tilaisuus / tarjoilut järjestetään muiden toimijoiden tiloissa ja toimesta).

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Tietoja voivat käsitellä yhdistyksessä ainoastaan ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja toiminnan toteuttamiseen. Tietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen toiminnan järjestämiseksi ja siitä raportoimiseksi.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Pyytää jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista
• Pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista tai lopettaa tietojensa käsittely
• Pyytää tietojen oikaisua tai poistamista, ellei soveltuva tietosuojasääntely edellytä tietojen säilyttämistä.
• Pyynnöt tulee osoittaa rekisterinpitäjälle yllä mainittuihin yhteystietoihin.

10. Tietoturva

Henkilötiedot käsitellään luottamuksellisesti ja suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu käyttäjäkohtaisin salasanoin. Paperiset lomakkeet säilytetään lukollisissa kaapeissa tai arkistohuoneessa.

11. Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus

• kieltää täysin tai osittain suoramarkkinointi- ja tutkimustarkoituksessa tehtävät yhteydenotot.