1. Rekisterinpitäjä

MIELI Meri-Lapin mielenterveys ry
Kaivokatu 5

94100 Kemi

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Hannele Mäkiollitervo

040 572 3795

[email protected]

3. Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää
yllä jäsenluetteloa, oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä,
vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
– Jäsenpalvelut
– Jäsenviestintä
– Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen

5. Käsiteltävät henkilötiedot

MIELI Suomen Mielenterveys ry:n ylläpitämään jäsenrekisteriin tallennetaan MIELI Meri-Lapin mielenterveys ry:n jäsentiedot seuraavasti:
– jäsenyyden alkamispäivä (jäsenen hyväksyminen MIELI Meri-Lapin mielenterveys ry:n hallituksessa)
– nimi ja postiosoite
– sähköpostiosoite
– puhelinnumero
– jäsenyystiedot (jäsenlaji)
– syntymävuosi
– ammatti
– jäsenmaksutiedot
– mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja/tai -suostumukset
– mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.

6. Tietolähteet

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja
käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti
saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen
tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.
Kyseessä on MIELI Suomen Mielenterveys ry:n liittoyhteisön keskitetty jäsenrekisteri.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

MIELI Meri-Lapin mielenterveys ry on jäsenrekisterin ylläpitäjä ja jäsentiedot tallennetaan MIELI Suomen
Mielenterveys ry:n keskitettyyn jäsenrekisteriin. MIELI Suomen Mielenterveys ry toimii
jäsenrekisterin käsittelijänä laskuttaessaan jäsenmaksut, muuttaessaan jäsenten tiedot tai
poistaessaan jäsenen yhteystiedot MIELI Meri-Lapin mielenterveys ry:n ilmoituksen
mukaisesti. Tietoja käytetään sekä MIELI Suomen Mielenterveys ry:n että MIELI Meri-Lapin mielenterveys ry:n
toimesta edellä kuvattuihin tarkoituksiin.
Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille.
Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt.
Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään
tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.
Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät
käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon
lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen
tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset
Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö
huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista
toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn
tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.
Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja
vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet.
Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi
käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä
valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseesi
kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se
erityinen tilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä. Reksiterinpitäjä voi kieltäytyä
toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Jos MIELI Meri-Lapin mielenterveys ry käsittelee henkilötietoja suoramarkkinointia varten,
rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin
kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

10. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai
henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä.
Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten
sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte
säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

Rekisterin nimi

MIELI Meri-Lapin mielenterveys ry:n ja MIELI Kriisikeskus Meri-Lapin verkkovierailurekisteri.

Rekisterinpitäjä

MIELI Meri-Lapin mielenterveys ry

Kaivokatu 5, 94100 Kemi

Tietosuojavastaava:

Hannele Mäkiollitervo

040 572 3795

[email protected]

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on verkkosivujen turvallisuuden takaaminen. Saatavaa tietoa (IP-osoite) käytetään vain vikatilanteessa tai tietomurtojen selvittämisen yhteydessä.
Käsittelyperusteena on oikeutettu etu.

Oikeutetun edun peruste

Yleinen verkkoturvallisuus ja -tapa. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu kerättyjen ja käytettävien henkilötietojen käsittelyyn perustuu elinkeinon harjoittamisen vapauteen.

Kyseessä olevat henkilötietoryhmät

IP-osoite, vierailuaika ja vieraillut sivut. Lomakkeella lähetetyt tiedot.

Henkilötietojen käsittely WordPress-järjestelmässä

Lomakkeella jättämäsi tiedot tallentuvat WordPress-järjestelmään, josta ne poistetaan käsittelyn jälkeen.

Henkilötietoja ei käsitellä EU:n alueen ulkopuolella.

Trimedia Oy käsittelee WordPress-järjestelmään syötettyjä henkilötietoja tarjotakseen MIELI ry:lle verkkopalveluja.

Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Verkkosivujen ylläpitopalvelimen tarjoavan yrityksen rajattu, valtuutettu henkilöstö. MIELI ry sekä sivuston tekninen ylläpitäjä käsittelevät antamiasi tietoja. Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on työnsä puolesta siihen oikeus. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:

• IP osoite
• Verkkovierailuaika
• Sivut, joilla kävijä on käynyt
• Yhteydenotto- ja palautelomakkeiden tietoja;
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Etunimi
  • Sukunimi
• Vapaaehtoistehtäväilmoittautumiset sekä koulutushakemukset sisältävät yllämainittujen lisäksi seuraavia tietoja:
  • Vapaaehtoisuuden muodot
  • Täytetyt kentät liittyen “Kokemus ja ajatukset vapaaehtoistoiminnasta” sekä ajatukset vapaaehtoisen kohtaamisesta
  • Muut lomakkeen kautta jätetty tiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan asiakkaalta verkkovierailuista organisaation verkkosivuilla.
Lisäksi Rekisterinpitäjä kerää Google Analytics (GA4) palveluiden avulla kävijätietoa verkkosivusta, jotta Rekisterinpitäjä voi analysoida ja kehittää sivustoa entistäkin paremmaksi ja kohdentaa sivuston kävijöille relevanttia markkinointia.

Google Analytics: Evästeen käyttötarkoitus: Sivustoa koskevan tilastotiedon kerääminen ja analysointi sivuston kehittämiseksi.

Tästä saat lisätietoja siitä, miten Google käyttää evästeitä.

Henkilötiedon säilytysaika

Verkkolomakkeiden kautta tulleet tiedot poistuvat automaattisesti 180 päivän jälkeen järjestelmästä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tiedot ovat ainoastaan yhdistyksen ja/tai kriisikeskuksen vastaavien henkilöiden käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa myös heidän käytössään. Tietoja ei luovuteta toimijan ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön muuten kuin tietomurtojen- ja vastaavien yhteydessä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Ainoastaan määrätyillä yhdistyksen/kriisikeskuksen sekä MIELI ry:n ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää verkkosivujen ylläpitopalvelinta. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Evästeet

Käytämme sivuillamme evästeitä, voit lukea tästä lisää evästekäytännöt sivulla.

Rekisteröidyn oikeudet

Voit peruuttaa suostumuksesi milloin vaan ottamalla yhteyttä.
Antamiasi tietoja ei täydennetä muista lähteistä. Henkilötietojasi ei siirretä EU:n ulkopuolelle eikä kansainvälisiin järjestöihin.

Sinulla on myös oikeus:

• päästä henkilötietoihin
• tietojen oikaisemiseen
• tietojen poistamiseen
• henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen

Voit käyttää oikeuksiasi ensisijaisesti kirjallisena sähköpostitse tai postitse.
Sinulla on myös oikeus kannella tietosuoja-asetuksen rikkomuksesta valvontaviranomaiselle:
Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
Ratapihantie 9
00521 Helsinki
p. 029 56 66700
[email protected]
www.tietosuoja.fi

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.

1. Rekisterinpitäjä

MIELI Meri-Lapin mielenterveys ry
Kaivokatu 5, 94100 Kemi
[email protected]
040 544 1750

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Hannele Mäkiollitervo

040 572 3795

[email protected]

3. Rekisterin nimi

MIELI Meri-Lapin mielenterveys ry:n Vapaaehtoisrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käytetään ja käsitellään yhdistyksen vapaaehtoistoimintaan liittyvien asioiden hoitoon ja ylläpitämiseen kuten yhteydenottoihin ja tiedottamiseen, joita ovat mm. kutsut vapaaehtoistehtäviin, koulutuksiin, työnohjauksiin ja kokouksiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja vapaaehtoisista:
– Nimi
– Yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelinnumero)

– Henkilötunnus perustelluista syistä
– Merkinnät osallistumisesta yhdistyksen järjestämiin koulutuksiin ja työnohjauksiin

– Merkinnät, mihin vapaaehtoistehtäviin henkilö on ilmoittautunut

– Mahdolliset erityisruokavaliot tai esteettömyystarpeet

Yhdistyksen hallituksen jäsenistä rekisteriin voidaan merkitä lisäksi:

– Koulutus- ja ammattinimikkeet

– Taustaorganisaatio

– Henkilötunnukset

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Vapaaehtoistoimija tai vapaaehtoistoiminnasta kiinnostunut antaa itse tiedot sähköisellä Hae vapaaehtoiseksi -lomakkeella, sähköpostitse, puhelimitse tai suullisesti yhdistyksen toimijalle.

7. Tietojen luovutus ja siirto

Tukisuhdetoiminnassa yksittäisen tukijan tarvittavat yhteystiedot voidaan luovuttaa tuettavalle tukisuhteen alkaessa. Tiedon luovuttaa yhdistyksen toimija tukijan luvalla. Yhdistyksen puheenjohtajan ja mahdollisesti muiden hallitustoimijoiden nimet ja yhteystiedot julkaistaan yhdistyksen verkkosivuilla ja esitteissä, mikäli he antavat julkaisuun suostumuksensa. Heidän nimi- ja yhteystietonsa sekä henkilötunnukset toimitetaan Patentti- ja rekisterihallitukselle, muille viranomaisille ja rahoituslaitoksille yhdistystoiminnan velvoitteiden hoitamiseksi.

Muutoin rekisterin sisältämiä tietoja ei luovuteta.

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysajat

Manuaalinen aineisto hakemuksista ja sopimuksista vapaaehtoistehtäviin säilytetään lukituissa tiloissa lukituissa kaapeissa. Avainten käyttöoikeudet ovat vain yhdistyksen nimeämillä henkilöillä. Vapaaehtoisuuden päättymisen vuoksi tai muusta syystä perusteettomaksi käynyt manuaaliaineisto tuhotaan tietoturva-asiakirjoina.

Sähköisessä muodossa vapaaehtoisesta säilytetään sopimussuhteen päättymisen jälkeen tilastointia ja vapaaehtoisen omasta pyynnöstä kirjoitettavia todistuksia varten:

– nimi- ja osoitetiedot

– vapaaehtoisuuden alkamis- ja päättymispäivät

– vapaaehtoisuuden toimintamuodot

– tiedot vapaaehtoisen osallistumisesta yhdistyksen järjestämiin koulutuksiin ja toiminnanohjauksiin

Sähköiseen muotoon tallennettuja tietoja säilytetään enintään kolme vuotta vapaaehtoistoimijuuden päättymisen jälkeen.

Vapaaehtoisrekisteriä ylläpidetään sähköisessä muodossa tietosuoja huomioiden. Hallituksen jäsenten henkilötunnuksia ei talleteta ko. sähköiseen rekisteriin.

Vapaaehtoisrekisteriin pääsy on rajattu yhdistyksen nimeämille henkilöille, joiden toimenkuvaan vapaaehtoistoiminnan asioiden hoitaminen kuuluu. Rekisterin käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:
– Tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat henkilötiedot

– Pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista tai lopettaa tietojensa käsittely
– Pyytää tietojen oikaisua tai poistamista, ellei soveltuva tietosuojasääntely edellytä tietojen säilyttämistä.

Pyynnöt tulee osoittaa rekisterinpitäjälle yllä mainittuihin yhteystietoihin.

10. Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää täysin tai osittain suoramarkkinointi- ja tutkimustarkoituksessa tehtävät yhteydenotot.

1. Rekisterinpitäjä

MIELI Meri-Lapin mielenterveys ry
Kaivokatu 5, 94100 Kemi
[email protected]
040 544 1750

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Hannele Mäkiollitervo

Kaivokatu 5, 94100 Kemi

[email protected]
040 572 3795

3. Rekisterin nimi

MIELI Meri-Lapin mielenterveys ry:n ja MIELI Kriisikeskus Meri-Lapin Asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yhteystietojen saaminen toiminnasta tiedottamista ja postitusta (asiakasajat, ryhmien toiminta, tilaisuudet) sekä lausuntojen laatimista varten. Mahdollisuus myös pyytää yhteystiedot tutkimusta varten.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja asiakkaista:
– Nimi
– Yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelinnumero)

– Asiointikieli mahdollista tulkin tilaamista varten.

– Lausuntoja tarvitseville asiakkaille syntymäaika lausunnon kirjoittamista varten.

– Tutkimuskäyttöön tutkimussuunnitelman mukaiset tiedot.

– Kriisivastaanotolla, verkossa ja puhelimessa voi halutessaan asioida myös nimettömänä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilön itsensä antamat tiedot; esimerkiksi puhelimitse tehty yhteydenottopyyntö, sähköinen yhteydenottolomake ja koulutuksiin osallistumisen yhteydessä.

7. Tietojen luovutus ja siirto

Asiakirjatietoja ei luovuteta ulkopuolisille paitsi asiakkaan omat tiedot hänen omasta pyynnöstään. Asiakirjatietoja voi käyttää ainoastaan MIELI Kriisikeskus Meri-Lapin työtehtävissään tarvitseva henkilökunta.

Muutoin rekisterin sisältämiä tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysajat

Asiakasrekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä.

– Tallennetut tiedot; tietokoneella olevia tietoja käytetään salasanoilla.

– Hakemukset ja muut henkilötietoja sisältävät lomakkeet säilytetään lukollisissa kaapeissa.

– Työpuhelimessa olevat asiakastiedot ovat näyttölukituksen takana.

Sähköiseen muotoon tallennettuja tietoja säilytetään enintään yksi vuosi asiakkuuden päättymisen jälkeen tilastointitarkoituksessa.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:
– Tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat henkilötiedot

– Pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista tai lopettaa tietojensa käsittely
– Pyytää tietojen oikaisua tai poistamista, ellei soveltuva tietosuojasääntely edellytä tietojen säilyttämistä.

Pyynnöt tulee osoittaa rekisterinpitäjälle yllä mainittuihin yhteystietoihin.

10. Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää täysin tai osittain suoramarkkinointi- ja tutkimustarkoituksessa tehtävät yhteydenotot.