Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Verkkovierailun tietosuojaseloste

Vapaaehtoisrekisteri

Tietosuojaseloste asiakasrekisteri

Tutkimusten, kyselyiden ja tapahtumailmoittautumisten tietosuojarekisteri

Kuulun-hankkeen tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

MIELI Oulun seudun mielenterveys ry
Kauppurienkatu 23, 4 krs.
90100 Oulu

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Tanja Jetsonen
044 3690 500
[email protected]

3. Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää
yllä jäsenluetteloa, oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä,
vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
– Jäsenpalvelut
– Jäsenviestintä
– Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Suomen Mielenterveysseuran ylläpitämään jäsenrekisteriin tallennetaan paikallisyhdistyksen jäsentiedot seuraavasti:
– jäsenyyden alkamispäivä (jäsenen hyväksyminen paikallisyhdistyksen hallituksessa)
– nimi ja postiosoite
– sähköpostiosoite
– puhelinnumero
– jäsenyystiedot (jäsenlaji)
– syntymävuosi
– ammatti
– jäsenmaksutiedot
– mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja/tai -suostumukset

6. Tietolähteet

Yhdistyksen jäsenyyttä hakevan oma ilmoitus.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

MIELI Oulun seudun mielenterveys on jäsenrekisterin ylläpitäjä ja jäsentiedot tallennetaan Suomen
Mielenterveysseuran keskitettyyn jäsenrekisteriin. Suomen Mielenterveysseura toimii
jäsenrekisterin käsittelijänä laskuttaessaan jäsenmaksut, muuttaessaan jäsenten tiedot tai
poistaessaan jäsenen yhteystiedot paikallisyhdistyksen ilmoituksen
mukaisesti. Tietoja käytetään sekä keskusjärjestön että paikallisyhdistyksen
toimesta edellä kuvattuihin tarkoituksiin.

Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille.

Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt.
Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään
tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.
Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät
käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon
lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen
tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset
Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö
huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista
toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn
tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.
Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja
vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet.
Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi
käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä
valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseesi
kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se
erityinen tilanne, jonka perusteella vastustat käsittelyä. Reksiterinpitäjä voi kieltäytyä
toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Jos MIELI Oulun seudun mielenterveys ry käsittelee henkilötietoja suoramarkkinointia varten,
rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin
kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

10. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai
henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä.
Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten
sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte
säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

Rekisterin nimi

Yhdistyksen verkkovierailurekisteri.

Rekisterin pitäjä

MIELI Oulun seudun mielenterveys ry
Kauppurienkatu 23, 4 krs.
90100 Oulu
044 3690 500
[email protected]

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on verkkosivujen turvallisuuden takaaminen. Saatavaa tietoa (IP-osoite) käytetään vain vikatilanteessa tai tietomurtojen selvittämisen yhteydessä.
Käsittelyperusteena on oikeutettu etu.

Oikeutetun edun peruste

Yleinen verkkoturvallisuus ja -tapa. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu kerättyjen ja käytettävien henkilötietojen käsittelyyn perustuu elinkeinon harjoittamisen vapauteen.

Kyseessä olevat henkilötietoryhmät

IP-osoite, vierailuaika ja vieraillut sivut. Lomakkeella lähetetyt tiedot.

Henkilötietojen käsittely WordPress-järjestelmässä

Lomakkeella jättämäsi tiedot tallentuvat WordPress-järjestelmään, josta ne poistetaan käsittelyn jälkeen.

Henkilötietoja ei käsitellä EU:n alueen ulkopuolella.

Trimedia Oy käsittelee WordPress-järjestelmään syötettyjä henkilötietoja tarjotakseen MIELI ry:lle verkkopalveluja.

Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Verkkosivujen ylläpitopalvelimen tarjoavan yrityksen rajattu, valtuutettu henkilöstö. MIELI ry sekä sivuston tekninen ylläpitäjä käsittelevät antamiasi tietoja. Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on työnsä puolesta siihen oikeus. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:

• IP osoite
• Verkkovierailuaika
• Sivut, joilla kävijä on käynyt
• Yhteydenotto- ja palautelomakkeiden tietoja;
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Etunimi
  • Sukunimi
• Vapaaehtoistehtäväilmoittautumiset sekä koulutushakemukset sisältää yllämainittujen lisäksi seuraavia tietoja:
  • Vapaaehtoisuuden muodot
  • Täytetyt kentät liittyen “Kokemus ja ajatukset vapaaehtoistoiminnasta” sekä ajatukset vapaaehtoisen kohtaamisesta
  • Muut lomakkeen kautta jätetty tieto

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan asiakkaalta verkkovierailuista organisaation verkkosivuilla.
Lisäksi Rekisterinpitäjä kerää Google Analytics (GA4) palveluiden avulla kävijätietoa verkkosivusta, jotta Rekisterinpitäjä voi analysoida ja kehittää sivustoa entistäkin paremmaksi ja kohdentaa sivuston kävijöille relevanttia markkinointia.

Google Analytics: Evästeen käyttötarkoitus: Sivustoa koskevan tilastotiedon kerääminen ja analysointi sivuston kehittämiseksi.

Tästä saat lisätietoja siitä, miten Google käyttää evästeitä.

Henkilötiedon säilytysaika

Verkkolomakkeiden kautta tulleet tiedot poistuu automaattisesti 180pvän jälkeen järjestelmästä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tiedot ovat ainoastaan yhdistyksen vastaavien henkilöiden käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa myös heidän käytössään. Tietoja ei luovuteta toimijan ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön muuten kuin tietomurtojen- ja vastaavien yhteydessä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Ainoastaan määrätyillä yhdistyksen/kriisikeskuksen sekä Mieli ry:n ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää verkkosivujen ylläpitopalvelinta. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Evästeet

Käytämme sivuillamme evästeitä, voit lukea tästä lisää evästekäytännöt sivulla.

Rekisteröidyn oikeudet

Voit peruuttaa suostumuksesi milloin vaan ottamalla yhteyttä.
Antamiasi tietoja ei täydennetä muista lähteistä. Henkilötietojasi ei siirretä EU:n ulkopuolelle eikä kansainvälisiin järjestöihin.

Sinulla on myös oikeus:

• päästä henkilötietoihin
• tietojen oikaisemiseen
• tietojen poistamiseen
• henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen

Voit käyttää oikeuksiasi ensisijaisesti kirjallisena sähköpostitse tai postitse.
Sinulla on myös oikeus kannella tietosuoja-asetuksen rikkomuksesta valvontaviranomaiselle:
Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
Ratapihantie 9
00521 Helsinki
p. 029 56 66700
[email protected]
www.tietosuoja.fi

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.

1. Rekisterinpitäjä

MIELI Oulun seudun mielenterveys ry
Osoite: Kauppurienkatu 23 90100 Oulu
Sähköposti: [email protected]
Puhelin: 044 3690 500

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Nimi: Tanja Jetsonen
Osoite: Kauppurienkatu 23 90100 Oulu
Sähköposti: [email protected]
Puhelin: 044 3690 500

3. Rekisterin nimi

MIELI Oulun seudun mielenterveys ry:n Vapaaehtoisrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käytetään ja käsitellään yhdistyksen vapaaehtoistoimintaan liittyvien asioiden hoitoon ja ylläpitämiseen kuten yhteydenottoihin ja tiedottamiseen, joita ovat mm. kutsut vapaaehtoistehtäviin, koulutuksiin, työnohjauksiin ja kokouksiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja vapaaehtoisista:
– Nimi
– Yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelinnumero)

– Henkilötunnus perustelluista syistä
– Merkinnät osallistumisesta yhdistyksen järjestämiin koulutuksiin ja työnohjauksiin

– Merkinnät, mihin vapaaehtoistehtäviin henkilö on ilmoittautunut

– Mahdolliset erityisruokavaliot tai esteettömyystarpeet

Yhdistyksen hallituksen jäsenistä rekisteriin voidaan merkitä lisäksi:

– Koulutus- ja ammattinimikkeet

– Taustaorganisaatio

– Henkilötunnukset

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Vapaaehtoistoimija tai vapaaehtoistoiminnasta kiinnostunut antaa itse tiedot sähköisellä Hae vapaaehtoiseksi -lomakkeella, sähköpostitse, puhelimitse tai suullisesti yhdistyksen toimijalle.

7. Tietojen luovutus ja siirto

Tukitoiminnassa yksittäisen tukijan tarvittavat yhteystiedot voidaan luovuttaa tuettavalle tukisuhteen alkaessa. Tiedon luovuttaa yhdistyksen toimija tukijan luvalla. Yhdistyksen puheenjohtajan ja mahdollisesti muiden hallitustoimijoiden nimet ja yhteystiedot julkaistaan yhdistyksen verkkosivuilla ja esitteissä, mikäli he antavat julkaisuun suostumuksensa. Heidän nimi- ja yhteystietonsa sekä henkilötunnukset toimitetaan Patentti- ja rekisterihallitukselle, muille viranomaisille ja rahoituslaitoksille yhdistystoiminnan velvoitteiden hoitamiseksi.

Muutoin rekisterin sisältämiä tietoja ei luovuteta.

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysajat

Manuaalinen aineisto hakemuksista ja sopimuksista vapaaehtoistehtäviin säilytetään lukituissa tiloissa lukituissa kaapeissa. Avainten käyttöoikeudet ovat vain yhdistyksen nimeämillä henkilöillä. Vapaaehtoisuuden päättymisen vuoksi tai muusta syystä perusteettomaksi käynyt manuaaliaineisto tuhotaan tietoturva-asiakirjoina.

Sähköisessä muodossa vapaaehtoisesta säilytetään sopimussuhteen päättymisen jälkeen tilastointia ja vapaaehtoisen omasta pyynnöstä kirjoitettavia todistuksia varten:

– nimi- ja osoitetiedot
– vapaaehtoisuuden alkamis- ja päättymispäivät
– vapaaehtoisuuden toimintamuodot
– tiedot vapaaehtoisen osallistumisesta yhdistyksen järjestämiin koulutuksiin ja toiminnanohjauksiin

Sähköiseen muotoon tallennettuja tietoja säilytetään enintään [esim. kaksi vuotta] vapaaehtoistoimijuuden päättymisen jälkeen.

Vapaaehtoisrekisteriä ylläpidetään sähköisessä muodossa asiakkuudenhallintasovelluksella. Tiedot on tallennettu sovelluksen palveluntarjoajan palvelimelle. Palveluntarjoaja vastaa omalta osaltaan tietosuojalain edellyttämistä suojaustoimenpiteistä. Hallituksen jäsenten henkilötunnuksia ei talleteta ko. sähköiseen rekisteriin.

Vapaaehtoisrekisteriin pääsy on rajattu yhdistyksen nimeämille henkilöille, joiden toimenkuvaan vapaaehtoistoiminnan asioiden hoitaminen kuuluu. Rekisterin käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:
– Tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat henkilötiedot
– Pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista tai lopettaa tietojensa käsittely
– Pyytää tietojen oikaisua tai poistamista, ellei soveltuva tietosuojasääntely edellytä tietojen säilyttämistä.

Pyynnöt tulee osoittaa rekisterinpitäjälle yllä mainittuihin yhteystietoihin.

10. Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus

– kieltää täysin tai osittain suoramarkkinointi- ja tutkimustarkoituksessa tehtävät yhteydenotot.

1. Rekisterinpitäjä

MIELI Oulun seudun mielenterveys ry
Osoite: Kauppurienkatu 23, 90100 Oulu
Sähköposti: [email protected]
Puhelin: 044 3690 500

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Nimi: Hanne Puurunen
Osoite: Kauppurienkatu 23, 90100 Oulu
Sähköposti: [email protected]
Puhelin: 044 3690 967

3. Rekisterin nimi

MIELI Oulun seudun mielenterveys ry:n / MIELI kriisikeskus Oulun asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yhteystietojen saaminen toiminnasta tiedottamista ja postitusta (asiakasajat, ryhmien toiminta, tilaisuudet) sekä lausuntojen laatimista varten. Mahdollisuus myös pyytää yhteystiedot tutkimusta varten.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja asiakkaista:
– Nimi
– Yhteystiedot (osoite, sähköposti, puhelinnumero)
– Lausuntoja tarvitseville asiakkaille syntymäaika lausunnon kirjoittamista varten.
– Tutkimuskäyttöön tutkimussuunnitelman mukaiset tiedot.
– Kriisivastaanotolla, verkossa ja kriisipuhelimessa voi halutessaan asioida myös nimettömänä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilön itsensä antamat tiedot esimerkiksi puhelimitse tehty yhteydenottopyyntö, sähköisistä yhteydenottolomakkeista ja koulutuksiin sekä ryhmiin osallistumisen yhteydessä.

7. Tietojen luovutus ja siirto

Asiakirjatietoja ei luovuteta ulkopuolisille paitsi asiakkaan omat tiedot hänen omasta pyynnöstään. Asiakirjatietoja voivat käyttää ainoastaan MIELI Kriisikeskus Oulun työtehtävissään tarvitseva henkilökunta.

Muutoin rekisterin sisältämiä tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysajat

Asiakasrekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä.

1. Tallennetut tiedot-tietokoneella olevia tietoja käytetään salasanoilla.
2. Hakemukset ja muut henkilötietoja sisältävät lomakkeet säilytetään lukollisissa kaapeissa.
3. Työpuhelimessa olevat asiakastiedot ovat näyttölukituksen takana.

Sähköiseen muotoon tallennettuja tietoja ei säilytetä asiakkuuden päättymisen jälkeen.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:
– Tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat henkilötiedot
– Pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista tai lopettaa tietojensa käsittely
– Pyytää tietojen oikaisua tai poistamista, ellei soveltuva tietosuojasääntely edellytä tietojen säilyttämistä.

Pyynnöt tulee osoittaa rekisterinpitäjälle yllä mainittuihin yhteystietoihin.

10. Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus

– kieltää täysin tai osittain suoramarkkinointi- ja tutkimustarkoituksessa tehtävät yhteydenotot.

1. Rekisterinpitäjä

MIELI Oulun seudun mielenterveys ry
Kauppurienkatu 23, 4. krs.
90100 Oulu
[email protected]

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Hanne Puurunen, toiminnanjohtaja
[email protected]
044 3690 967

3. Rekisterin nimi

Tutkimusten, kyselyiden ja tapahtumailmoittautumisten tietosuojaseloste

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kyselyssä kerättyjä henkilötietoja käytetään ainoastaan kunkin kyselyn tarkoituksen mukaisesti. Kyselyn tarkoitus on kerätä palautetta, tietoa ja mielipiteitä kyselyyn liittyen. Tietojen käsittely perustuu vastaajan vapaaehtoisuuteen.

5. Kuvaus käsiteltävistä henkilötiedoista

Kyselyssä voidaan kerätä seuraavia tietoja:

• Nimi
• Yhteystiedot
• Vastaukset kyselyn kysymyksiin
• Mahdolliset muut vapaaehtoisesti annetut tiedot

Tutkimuksia tai kyselyitä voidaan tehdä anonyymisti sähköisesti tai manuaalisesti vastauksia keräämällä. Tutkimuksiin ja kyselyihin voi osallistua anonyymisti, jolloin vastaajaa ei ole mahdollista tunnistaa.

 6. Käsittelyn oikeusperuste

Tutkimukseen, kyselyyn tai tapahtumailmoittautumiseen vastaavan henkilön suostumus.

 7. Tietojen suojaus ja säilytysaika

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista kyselyn tarkoituksen toteuttamiseksi, kuitenkin enintään 12 kuukautta, jonka jälkeen tiedot poistetaan. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Tietoja käsittelee vain kyselyn tai tutkimuksen tekijä ja ne työntekijät, joille on annettu oikeus tietojen käsittelyyn.

 8. Tietojen luovutus

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman erillistä suostumusta. Tietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus

• Saada pääsy omiin tietoihin
• Pyytää tietojen oikaisua tai poistamista
• Peruuttaa suostumus milloin tahansa
• Tehdä valitus valvontaviranomaiselle

1. Rekisterinpitäjä

MIELI Oulun seudun mielenterveys ry
Kauppurienkatu 23, 4. krs.
90100 Oulu
[email protected]

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Anna Olsen, projektipäällikkö
[email protected]
044 9098295

3. Rekisterin nimi

Kuulun – osallisuutta, mielen hyvinvointia ja toimintakykyä -hankkeen tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Kuulun-hankkeen toimintaan liittyviä henkilötietoja käsitellään. Hankkeen tiedonkeruu muodostuu ilmoittautumisista hankkeen ryhmätoimintoihin ja tapahtumiin, hankkeen toiminnasta kiinnostuneiden yhteydenottolomakkeesta sekä hankkeen toiminnan arviointiin liittyvistä kyselyistä. Lisäksi hankkeen toimintaan osallistuvilta kerätään ESR+-hankkeiden edellyttämiä osallistujatietoja.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Kuulun-hankkeen toiminnan järjestämistä, osallistujien yhteydenpitoa sekä hankkeen toiminnan arviointia, kehittämistä ja raportointia varten.

Hankkeessa henkilötietoja kerätään seuraavissa yhteyksissä:

Ryhmätoimintojen ja tapahtumien ilmoittautumiset
Hankkeen järjestämiin ryhmätoimintoihin ja tapahtumiin ilmoittautumista varten kerätään osallistujan nimi ja yhteystiedot. Tietoja käytetään ilmoittautumisten hallintaan, osallistujaviestintään ja toiminnan käytännön järjestämiseen. Tarjoilujen järjestämistä varten voidaan kerätä myös tietoa erityisruokavaliosta tai allergiasta.

Hankkeen toiminnasta kiinnostuneiden yhteydenottolomake
Hankkeen verkkosivuilla olevan lomakkeen kautta henkilö voi ilmoittaa kiinnostuksensa hankkeen toimintaan. Lomakkeella kerätään nimi ja yhteystiedot sekä tieto siitä, mistä hankkeen toiminnasta henkilö on kiinnostunut. Tietoja käytetään yhteydenottoon ja hankkeen toiminnasta tiedottamiseen.

Hankkeen toiminnan arviointiin liittyvät kyselyt
Hankkeen toimintaan osallistuville voidaan toteuttaa kyselyitä, joiden tarkoituksena on kerätä tietoa osallistujien kokemuksista, palautetta hankkeen toiminnasta sekä arvioida hankkeen tuloksia. Kyselyihin vastataan nimettömänä ja vastauksia käsitellään siten, ettei yksittäistä vastaajaa voida tunnistaa. Kyselyissä voidaan kysyä esimerkiksi ikää, sukupuolta ja työmarkkina-asemaa sekä muita hankkeen toiminnan ja tulosten arvioinnin kannalta tarpeellisia tietoja.

Kyselyiden avulla saatua tietoa hyödynnetään hankkeen toiminnan seurannassa, arvioinnissa, kehittämisessä ja raportoinnissa.

ESR+-hankkeiden edellyttämät osallistujatiedot
Hankkeen osallistujista kerätään Euroopan sosiaalirahasto plus (ESR+) -rahoituksen edellyttämiä tietoja EURA 2021 -järjestelmään. Tietoja käytetään hankkeen seurannassa, raportoinnissa ja arvioinnissa. Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä EURA 2021 -järjestelmässä löytyy järjestelmää koskevasta Tietosuojakäytännöstä.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään hankkeen toimintaan osallistuvilta henkilöiltä.

6. Kuvaus käsiteltävistä henkilötiedoista

Hankkeessa voidaan kerätä seuraavia tietoja:

• Nimi
• Yhteystiedot
• Ikä, sukupuoli ja työmarkkina-asema
• Ilmoittautumista ja yhteydenottoa koskevat tiedot
• Erityisruokavaliota tai allergiaa koskeva tieto tarjoilujen järjestämistä varten
• Vastaukset kyselyiden kysymyksiin
• Mahdolliset muut vapaaehtoisesti annetut tiedot
• ESR+-hankkeiden edellyttämät osallistujatiedot

Hankkeen ilmoittautumis- ja yhteydenottotietoja sekä kyselyvastauksia voidaan kerätä niin sähköisesti kuin manuaalisesti. Kyselyvastauksia käsitellään siten, ettei yksittäistä vastaajaa voida tunnistaa.

 7. Käsittelyn oikeusperuste

Hankkeen ilmoittautumisiin, yhteydenottoihin ja toiminnan arviointiin liittyviin kyselyihin kerättävien henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Tarjoilujen järjestämistä varten ilmoitettujen erityisruokavaliota tai allergiaa koskevien tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen. Tietojen antaminen ja hankkeen toimintaan osallistuminen on vapaaehtoista.

ESR+-hankkeiden edellyttämien henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisasetukseen (EU) 2021/1060, kansalliseen lakiin alueiden kehittämisestä ja EU:n alue- ja rakennepolitiikan hankkeista (757/2021) sekä EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (EU) 2016/679 (GDPR).

 8. Tietojen suojaus ja säilytysaika

Tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Tietoja käsittelevät vain kyselyiden ja lomakkeiden tekijät sekä ne työntekijät, joille on annettu oikeus tietojen käsittelyyn.

Ilmoittautumis- ja yhteydenottotietoja säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan hankkeen toteuttamiseen ja yhteydenpitoon. Tiedot poistetaan viimeistään hankkeen päätyttyä.

Hankkeen toiminnan arviointiin liittyvien kyselyiden vastaukset hävitetään viimeistään hankkeen päätyttyä. Kyselyistä muodostettuja tunnistamattomia koontituloksia säilytetään vähintään viisi vuotta Euroopan sosiaalirahasto plus (ESR+) -rahoituksen aineiston säilytysvaatimusten mukaisesti.

 9. Tietojen luovutus

Hankkeen ilmoittautumis- ja yhteydenottotietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman erillistä suostumusta.

ESR+-hankkeiden edellyttämät osallistujatiedot tallennetaan EURA 2021 -järjestelmään hankkeen seurantaa ja raportointia varten. Tiedot ovat järjestelmän viranomaiskäyttäjien käytettävissä hankkeiden hallinnointia ja valvontaa varten. Tietoja voidaan luovuttaa myös tarkastusviranomaisille, tutkijoille ja arvioijille.

Tietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Rekisteröidyn oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus

• Saada pääsy omiin tietoihin
• Pyytää tietojen oikaisua tai poistamista sovellettavan lainsäädännön sallimissa rajoissa
• Peruuttaa suostumus milloin tahansa, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen
• Tehdä valitus valvontaviranomaiselle