Contact info

[email protected]

1. Registrar

MIELI Without Borders ry
[email protected]

2. Name and contact details

Kamilla Fodor, Vice-chair
[email protected]

3. Registration name

Member Registry

4. Purpose and legal basis for personal data processing

The basis for processing personal data is the association’s obligation under the Association Act to maintain a list of members, to take care of member services and member communication, and, services and communication for those who have registered as volunteers.

The purpose for processing personal data is for example:

• • Member services

• • Member communication

• • Communication and information related to association activities

• • Fundraising

• • Electronic and direct marketing (only for those who have given consent)

5. Personal data to be processed

The membership register of MIELI Without Borders is stored in the membership register maintained by the central organization as follows:

• • Membership start date (acceptance of the member by the board of the local mental health society)

• • Name and address

• • Email address

• • Phone number

• • Type of membership

• • Year of birth

• • Occupation

• • Member payment information

• • Possible direct marketing prohibitions and/or consents

• • Any other information collected separately with the consent of the registered person (participation in MIELI Without Border’s events or activities, for example).

6. Information sources

We receive information primarily from the following sources: e.g. from the registrar itself, the population register, authorities, and other similar reliable parties.

In addition, personal data can be collected and updated for the purposes described in this data protection statement also based on information received from entities belonging to the same federal community, publicly available sources and authorities, or other third parties within the limits of the applicable legislation.

This is the centralized membership register of MIELI Mental Health Finland.

7. Data handling and transfers

MIELI Without Borders (MwB) is the administrator of the membership register and member information is stored in the centralized member register of MIELI Mental Health Finland. MIELI Mental Health Finland acts as the processor of the membership register when invoicing membership fees, changing members’ information or deleting a member’s contact information in accordance with the notification of MwB. The information is used by both the central organization and MwB for the purposes described above.

We do not hand over the register information to external parties.

We do not transfer personal data outside the EU/EEA area.

8. Data protection and retention periods

Only named persons are entitled to use the system containing personal data. Each user has their own username and password for the system. The information is collected in databases that are protected by firewalls, passwords, and other technical means. The databases and their backups are located in locked rooms and only certain pre-designated persons can access the data.

We store personal data for at least the duration of the membership, taking into account the requirements of legislation and authorities, e.g. accounting legislation, special legislation regarding the data of data subjects, and archiving requirements.

The registrar assesses the necessity of storage regularly, taking into account the applicable legislation. In addition to this, the controller takes reasonable measures to ensure that no incompatible, out-of-date, or incorrect personal data is stored in the register. The controller will correct or destroy such information without delay.

9. Rights of the data subject

The registered person has the right to check the information about themselves stored in the personal register and to demand the correction or deletion of incorrect information if there are legal grounds for doing so. The data subject also has the right to withdraw consent or change it.

In accordance with the data protection regulation, the data subject has the right to object to or request the restriction of the processing of personal data and to file a complaint about the processing of personal data with the supervisory authority.

For special personal reasons, the data subject also has the right to object to processing actions. The data subject must specify the special situation in which they object to the processing. The registrar can refuse to implement a request for objection only on the grounds set out in the law.

If MIELI Without Borders processes personal data for direct marketing, the data subject also has the right, at any time and free of charge, to object to the processing as far as it relates to direct marketing.

10. Contacts

All contacts and requests regarding this statement must be made in writing or in person to the contact person named in point two (2).

11. Changes to the data protection statement

If we change this statement, we will make the changes visible and the date the statement was changed. If the changes are significant, we can also inform you about them in other ways, such as by e-mail or by posting a notice about it on our website. We recommend that you visit our website regularly and take note of any changes in the description.

Rekisterin nimi

Yhdistyksen ja/tai kriisikeskuksen verkkovierailurekisteri.

Rekisterin pitäjä

Rekisteristä vastaa yhdistyksen ja/tai kriisikeskuksen yhteyshenkilö tai mahdollinen tietosuojavastaava.

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on verkkosivujen turvallisuuden takaaminen. Saatavaa tietoa (IP-osoite) käytetään vain vikatilanteessa tai tietomurtojen selvittämisen yhteydessä.
Käsittelyperusteena on oikeutettu etu.

Oikeutetun edun peruste

Yleinen verkkoturvallisuus ja -tapa. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu kerättyjen ja käytettävien henkilötietojen käsittelyyn perustuu elinkeinon harjoittamisen vapauteen.

Kyseessä olevat henkilötietoryhmät

IP-osoite, vierailuaika ja vieraillut sivut. Lomakkeella lähetetyt tiedot.

Henkilötietojen käsittely WordPress-järjestelmässä

Lomakkeella jättämäsi tiedot tallentuvat WordPress-järjestelmään, josta ne poistetaan käsittelyn jälkeen.

Henkilötietoja ei käsitellä EU:n alueen ulkopuolella.

Trimedia Oy käsittelee WordPress-järjestelmään syötettyjä henkilötietoja tarjotakseen MIELI ry:lle verkkopalveluja.

Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Verkkosivujen ylläpitopalvelimen tarjoavan yrityksen rajattu, valtuutettu henkilöstö. MIELI ry sekä sivuston tekninen ylläpitäjä käsittelevät antamiasi tietoja. Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on työnsä puolesta siihen oikeus. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:

• IP osoite
• Verkkovierailuaika
• Sivut, joilla kävijä on käynyt
• Yhteydenotto- ja palautelomakkeiden tietoja;
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Etunimi
  • Sukunimi
• Vapaaehtoistehtäväilmoittautumiset sekä koulutushakemukset sisältää yllämainittujen lisäksi seuraavia tietoja:
  • Vapaaehtoisuuden muodot
  • Täytetyt kentät liittyen “Kokemus ja ajatukset vapaaehtoistoiminnasta” sekä ajatukset vapaaehtoisen kohtaamisesta
  • Muut lomakkeen kautta jätetty tieto

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan asiakkaalta verkkovierailuista organisaation verkkosivuilla.
Lisäksi Rekisterinpitäjä kerää Google Analytics (GA4) palveluiden avulla kävijätietoa verkkosivusta, jotta Rekisterinpitäjä voi analysoida ja kehittää sivustoa entistäkin paremmaksi ja kohdentaa sivuston kävijöille relevanttia markkinointia.

Google Analytics: Evästeen käyttötarkoitus: Sivustoa koskevan tilastotiedon kerääminen ja analysointi sivuston kehittämiseksi.

Tästä saat lisätietoja siitä, miten Google käyttää evästeitä.

Henkilötiedon säilytysaika

Verkkolomakkeiden kautta tulleet tiedot poistuu automaattisesti 180pvän jälkeen järjestelmästä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tiedot ovat ainoastaan yhdistyksen ja/tai kriisikeskuksen vastaavien henkilöiden käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa myös heidän käytössään. Tietoja ei luovuteta toimijan ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön muuten kuin tietomurtojen- ja vastaavien yhteydessä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Ainoastaan määrätyillä yhdistyksen/kriisikeskuksen sekä Mieli ry:n ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää verkkosivujen ylläpitopalvelinta. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Evästeet

Käytämme sivuillamme evästeitä, voit lukea tästä lisää evästekäytännöt sivulla.

Rekisteröidyn oikeudet

Voit peruuttaa suostumuksesi milloin vaan ottamalla yhteyttä.
Antamiasi tietoja ei täydennetä muista lähteistä. Henkilötietojasi ei siirretä EU:n ulkopuolelle eikä kansainvälisiin järjestöihin.

Sinulla on myös oikeus:

• päästä henkilötietoihin
• tietojen oikaisemiseen
• tietojen poistamiseen
• henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen

Voit käyttää oikeuksiasi ensisijaisesti kirjallisena sähköpostitse tai postitse.
Sinulla on myös oikeus kannella tietosuoja-asetuksen rikkomuksesta valvontaviranomaiselle:
Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
Ratapihantie 9
00521 Helsinki
p. 029 56 66700
[email protected]
www.tietosuoja.fi

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.